RESERVAからの乗り換えは何から始める？移行前の確認事項と相談用メモ
RESERVAから乗り換えるときは、解約より先に、今後の予約と移したいデータを整理します。そのうえで移行担当者と移せる範囲、切替日、予約リンクの変更担当を決め、新しい受付を確認してから元の契約を終える順番で進めてください。
乗り換え相談の前に、手元に揃えるメモ
オーナー様が分かる範囲で記入してください。取り出せるデータが不明なところは、移行担当者と相談できます。
| オーナー様が控えること | 相談時に確かめること |
|---|---|
| システム名・プラン名 | 移行担当者と、閲覧や書き出しができる範囲を確認します。 |
| 更新日・解約条件・希望時期 | オーナー様と移行担当者で、切替日と作業の順番を相談します。 |
| 移したい予約・顧客情報 | 直近の予約と過去の履歴を分け、先に移す範囲を決めます。 |
| 回数券・添付資料・紙の記録 | 移行担当者が対応範囲を確認します。紙の記録はオーナー様が入力します。 |
| 予約URLの掲載先 | サイトの管理担当者や移行担当者と、差し替えの分担を決めます。 |
目次を開く
いまのプランで、どこまで取り出せるか
まず、オーナー様が今のプラン名と契約の更新日、解約条件を控えておきます。あわせて、ご自身のアカウントでお客様の情報や予約履歴を見られるか、ファイルに書き出せるかも確認してください。CSVで取り出せる条件は変わることがあるので、古い記事だけで判断せず、今の公式案内と管理画面を見ておくとよいです。
書き出すボタンが見当たらなくても、データまで無いとは限りません。権限やプランの条件が関わっていることもあります。オーナー様から移行先の担当者に、確認できたことを伝えて、取り出し方を相談してください。解約やプラン変更の手続きは、この相談を済ませてからです。
先に移すのは、これからの予約
切り替えた後に来店するお客様の予約は、新しい受付を始める前に揃えておきたいものです。一方、過去の来店履歴は、次の施術やお客様の情報を確かめるときに使います。
過去のお客様の情報や来店履歴は、お店の営業と並行して担当者が順に移します。全部が自動で移るわけではありません。先に移す範囲と確認する内容は、オーナー様と担当者が相談して決めます。
名前が似ていても、ひとまとめにしない
同じ予約を移したつもりでも、メニューの名前や所要時間が変わると、空き枠の見え方まで変わります。オーナー様と移行先の担当者で元のメニューの一覧を見ながら、新しいシステムのどのメニューに対応するかを合わせておきます。移行後は、オーナー様ご自身も予約の日時や担当を元の記録と照合します。
お客様の情報も、すんなり揃うものばかりではありません。同じ人が違う名前で登録されていたり、連絡先が空欄だったり。移行担当者が名前の似ている登録を見つけても、その場で同じ人だと決めつけず、確認が必要なものとして残します。同じお客様かどうかを判断するのは、オーナー様です。
回数券と紙のカルテは、もうひと確認
顧客情報を移せても、回数券の残数や添付資料まで同じ方法で引き継げるとは限りません。オーナー様が必要な記録を種類ごとに挙げ、移行担当者に対応方法を確認します。
紙で残っている記録は、直近の来店で使う内容を優先して整理します。手入力が必要なら、入力する人と元の紙を保管する場所を決めておいてください。
あちこちの予約ボタンも、引っ越しを
新しい予約ページができても、ホームページのボタンが古いままでは、お客様は前の受付に進んでしまいます。公式LINEやSNSにも、予約のURLを載せていたりします。サイト内の関連箇所を洗い出し、誰が置き換えるのか、を決定しておくことが重要です。ここは地味ですが、忘れたくないところです。
新しい予約ページへ差し替える
お店からお客様へ、新しい受付を使い始める日と、すでに入っている予約の扱い、問い合わせ先を案内します。
新しい受付を確かめてから、最後の手続きへ
移行担当者がデータを移し終えたら、オーナー様が予約の日時、メニュー、担当、お客様の情報を元の記録と見比べて、お客様側からの予約も試します。確認が済んだ後、オーナー様が元の契約条件に合わせてRESERVAの解約手続きを進めます。作業にかかる日数や受付を止める時間は、オーナー様と移行担当者がデータの状態を見て相談します。
取り出せない情報の扱いを決めます
切替希望日から逆算する前に、直近の予約だけは何を使って照合するかを決めます。出力できない項目があれば、手入力で補うか、今回は移さず元の記録を残すかを担当者と相談します。
サロン予約システムINARIZAでは
INARIZAへの移行は、データと入口を一緒に相談できます
INARIZAの移行担当者は、ファイルの形式を見て、顧客情報と予約を移せる範囲を確認します。回数券や添付資料は個別に確認し、紙の台帳や手書きカルテはオーナー様ご自身で入力していただきます。
移行までINARIZAにお任せいただける場合は、移行担当が置き換えいたします。※ホームページの管理アカウントへのログイン情報などをご提供いただく必要がございます。